みなさんはどのような方法でタスク管理していますか？
タスクの管理方法としてはオーソドックスなTO DOリストや、近年人気急上昇中のバレットジャーナルなどがあります。
筆者はここ8年ほど、バレットジャーナルとTO DOリストを組み合わせた独自の方法でタスク管理をしています。
バレットジャーナルとTO DOリストをいいとこ取りしたシステムで、タスクだけでなく思いついたアイデアやちょっとしたメモをひとまとめにして管理できます。
本記事では、私が実践しているタスク管理の方法をご紹介していきます。
具体的な使い方や月末のルーティーンなどもあわせてご紹介していきますので、「もっといいタスク管理の方法はないかな…」とお悩みの方は参考にしてみてくださいね。
バレットジャーナルについて
バレットジャーナルは、ADD（注意欠陥障害）に悩むライダー・キャロルさんが頭を整理しパフォーマンスを向上させるために発案したノート術です。
中でも記号を使った箇条書きの筆記方法はラピッドロギングと呼ばれ、世界中で注目を集めています。
文頭の記号はキー（key）と言います。
キーにはそれぞれ意味が振られており、一目でタスクの進捗状況が分かるのが特徴です。
キーを使い分けることにより、タスクの進捗状況やアイデア、メモなどを同じページでわかりやすく管理できます。
私が採用したのは“バレットジャーナルのいいとこ取り”
私は以前、TO DOリストでタスク管理をしていました。
ですがバレットジャーナルの存在を知ってからは、TO DOリストとバレットジャーナルをいいとこ取りしたオリジナルの方法でタスク管理をしています。
バレットジャーナルにしなかった理由
バレットジャーナルを知ったときは、その画期的な方法に感銘を受けました。
ですが、私がバレットジャーナルそのものを選ばなかったのには理由があります。
・フォーマットを自分で作るのが大変
・一年ごとに手帳を買い替えたかった
バレットジャーナルは一冊のノートとペンで作るオリジナルのノート術です。
「マンスリーログ」「フューチャーログ」など様々な項目があり、毎月書く量が異なるため使うページ数も変わってきます。
ノートを使い切るタイミングは書く量によって左右されるため、中途半端なタイミングでノートが切り替わるのが嫌だという思いがありました。
さらに自分で線や文字を書いてフォーマットを作る自信がなく、バレットジャーナルの運用は断念しました。
意気込んで書き始めて、少しでも失敗したら落ち込んでしまいそうで…。
それでもバレットジャーナルの筆記方法に憧れていた私は、自己流にルールを変え、自分が使っている手帳でバレットジャーナルの筆記方法「ラピッドロギング」を取り入れることにしました。
基本ルール
ラピッドロギングは、バレットジャーナルの基本的な筆記方法です。
キーを使った箇条書きの手法で、ぱっと見で進捗状況や内容がわかりやすくなります。
筆記方法
TO DOリストとバレットジャーナルの掛け合わせ方法は、大まかに分けるとこんな感じです。
使うノート・基本的な書き方 → TO DOリスト
筆記方法・振り返り方 → バレットジャーナル
バレットジャーナルの筆記方法をTO DOリストのフォーマットで運用しているイメージに近いです。
私は普段持ち歩いているロロマクラシック ポケットサイズでタスク管理をしています。
色分けについて
バレットジャーナルはペン一本で書くことを基本にしているのですが、私は内容によってペンの色を分けています。
ブラック：基本色
ブラウン：プライベート
グリーン：副業関係
レッド：重要
色分けすることで手帳を開いたときにどういったジャンルのタスクが残っているのかが一目でわかります。
フリクションボール4ウッドはフリクションボールの上位モデルです。
スタイリッシュでおしゃれな見た目がお気に入りでずっと愛用しています。
キーの役割
ラピッドロギングに欠かせないキーの存在。
私は以下のように役割を分けています。
キーはタスクの進捗状況を一目で把握するために欠かせないツールです。
キーは自分が使いやすい記号を用います。
キーを決めたら一覧にしてまとめておくと記号迷子になりませんよ。
To Doリスト×バレットジャーナルのタスク管理ルーティーン
それでは、ここから私が実際に運用しているタスク管理方法についてご紹介していきます。
月ごとのタスク
まずは月単位のタスクについて。
私は毎月20日頃に、来月やりたいこと・やるべきことのタスクを書き出しています。
今月の残りのタスクと予定を考慮し、来月の過ごし方をイメージしながら書いていきます。
タスクは一気に出そうとはせず、思いついたときに随時追加します。
そして月末に今月のタスクの残りがあれば本当に必要なタスクなのかを再考し、必要であれば来月分に書き写します。
この「再考」「移行」の作業は、バレットジャーナルの運用方法に基づきます。
少々めんどうですが、この一手間で自分にとって本当に必要・大事なことがわかるので、結果的に効率の良いタスク管理につながるのです。
週ごとのタスク
同じ作業を週ごと・日ごとにもやっていきます。
週ごとのタスクを作成するのは週後半の木〜土曜日あたり。
私は日ごとのタスクを管理しているページにあるメモ欄を使って、週ごとのタスク管理をしています。
※月ごとのタスクでご紹介した月と違う月のもののため内容がリンクしておらず申し訳ないです…。
①月ごとのタスクに書いた内容のうち、来週やりたいこと
②来週やりたいけど、いつやるか具体的に決まっていないこと
を書き出していきます。
私は①のうち、具体的に日にちが決まっている（決められる）ものは日ごとの欄に書いてしまうため、週ごとのタスクはあまり多くありません。
週の終わり（日曜日の夜）には、タスクの振り返りをします。
残っているタスクは本当に必要なのか考え、必要であれば来週のページに書き写します。
日ごとのタスク
同様に日ごとのタスクも書いていきます。
タスクをやる日・やりたい日が決まっている場合は直接その日の欄に書き込みます。
私はこのパターンが最も多いです。
①この日にやる・やりたいタスク
②週ごとのタスクに書いた内容のうち、やる日が決まったこと
③ちょっとした思いつきアイデアやメモ
を書き込んでいきます。
私は毎日5〜10個ほどのことが多いです。
一日の終わりには振り返りの時間を設けます。
残っているタスクが本当に必要なのか考え、必要であれば翌日以降に書き写します。
書き写し先は基本的に翌日ですが、翌日に一日出かける予定があるときは明後日分に書くなど無理のないタスク管理をしています。
私は1日に何回もタスクページを開いて進捗状況をチェックします。
その度に達成できそうなものからすぐ取り掛かるよう心がけているので、翌日以降に持ち越すことは少ないです。
やるべきことを可視化して行動に移すキッカケを与えてくれるTo Doリスト。
そしてタスクを振り返ることで自分にとって本当に必要なものは何かを明確にしてくれるバレットジャーナル。
上手く活用すれば、今まで以上に快適なタスク管理の実現に近づけるかもしれませんよ。
おわりに
筆者が長年取り入れているTO DOリストとバレットジャーナルをいいとこ取りしたタスク管理方法のご紹介でした。
少々複雑なので説明が難しく感じた方もいらっしゃるかもしれませんが、やり方はとてもシンプルです。
①月ごとのタスクを書き出す
②週ごとのタスクに入れ込む
③日ごとのタスクに入れ込む
④日・週・月のおわりにタスクを再考する
私はこの方法を取り入れてからものの優先順位が安易につけられるようになり、タスクの達成率がぐんと上がりました。
「バレットジャーナルに憧れるけど続くか不安」という方は、お手持ちの手帳でラピッドロギングから始めてみるとハードルが一気に下がるかもしれません。
それでは、最後までご覧いただきありがとうございました。